Zamów stronę

Narzędzia projektowe #1 – Trello

Wróć do wpisów
Kategoria: Strony www
Wrzesień 10, 2018

Kluczowym elementem każdego projektu, nie tylko tworzenia strony lub sklepu internetowego, jest sprawna komunikacja między wszystkimi członkami procesu twórczego. Jako zleceniodawca na pewno też chcesz mieć bieżący wgląd w postępy prac nad realizacją zlecenia oraz możliwość korygowania ewentualnych błędów w realizacji. Tak samo zespół realizatorski chce mieć z Tobą szybki i wygodny kontakt, by móc wyjaśniać wątpliwości i konsultować przeprowadzane prace.

Pamiętaj, że Twój udział w procesie tworzenia strony jest najważniejszy dla pomyślnej realizacji i Twojego zadowolenia z jej wyników.

Przy rozpoczęciu współpracy z agencją niezwykle ważny element stanowi ustalenie kanałów komunikacji. Zapomnij jednak o korzystaniu z poczty elektronicznej lub omawiania wszystkiego telefonicznie. Są to wygodne narzędzia komunikacji, ale na pewno nie sprawdzą się do prowadzenia projektu. Bardzo szybko w korespondencji pojawiłby się chaos.

Narzędzia ułatwiające komunikację

Z pomocą przychodzą profesjonalne narzędzia, które już na początku współpracy powinieneś otrzymać od agencji. Warto dopytać o ten aspekt jeszcze przed podpisaniem umowy. Brak ustalonych środków technicznych może być alarmujący.

W tej serii artykułów o narzędziach przedstawiamy jeden z podstawowych sposobów na efektywne zarządzanie informacjami w projekcie — system Trello (trello.com).

Jak działa system Trello?

Trello to aplikacja internetowa mająca swoje źródło w zwinnych metodykach wytwarzania oprogramowania. Pozwala na elastyczne i intuicyjne zarządzanie projektem. Użytkownik może tworzyć kolumny i karty w ramach tematycznej tablicy dzięki wygodnemu interfejsowi.

Tablica jest zbiorem kolumn poświęconemu danemu projektowi, np. stworzeniu sklepu internetowego.

Kolumna jest zbiorem kart, porządkującym różne elementy składowe projektu, np. kolumna z elementami do zrobienia, elementami zrobionymi lub pytaniami i wątpliwościami.

Karta jest podstawowym elementem zawierającym opis danego zagadnienia, zadania lub problemu. Może być nią np. zadanie polegające na dodaniu promocji w sklepie internetowym. Karta zawiera:

  • opis,
  • termin realizacji zadania,
  • przypisaną osobę odpowiedzialną za realizację,
  • załączone pliki (np. zdjęcia),
  • komentarze (w każdej karcie można prowadzić niezależną rozmowę na jej temat),
  • priorytet zadania,
  • termin wykonania,
  • listę ew. kroków koniecznych do uznania karty za wykonaną wraz z ich statusem (w realizacji/gotowe) i terminem wykonania.

Logując się do systemu, widzimy tablicę z szeregiem kolumn i umieszczonymi w nich kartami. Czytelny interfejs pozwala nam szybko zauważyć, ile kart (zadań) jest do wykonania, które są w realizacji, kto je wykonuje, kiedy planuje je zakończyć i czy ma jakieś pytania lub wątpliwości. Chcąc to samo zrobić poprzez maila lub telefon, spędzilibyśmy wiele czasu na analizie korespondencji lub rozmowie przez telefon. Wszystkie zmiany w systemie widzimy w czasie rzeczywistym, dzięki czemu mamy kontrolę nad bieżącymi postępami pracy.

Interfejs tablicy Trello

Jak prawidłowo korzystać z narzędzia?

Tworząc kartę, musimy pamiętać o kilku prostych zasadach:

  • W jednej karcie zawieraj jeden problem, zadanie, pytanie. Karta nie może zawierać w sobie kilku zadań, ponieważ wtedy nie wiedzielibyśmy, którego z nich dotyczy rozmowa, status lub termin wykonania.
  • Wyznacz osobę decyzyjną. Do Trello dostęp powinni mieć wszyscy interesariusze, jednak możliwość zatwierdzania wykonania kart lub zmian w sposobie ich realizacji powinna mieć tylko jedna osoba. Każdy członek zespołu powinien wiedzieć, kto jest osobą decyzyjną.
  • Utrzymuj jednolitą komunikację. Trello powinno być jedynym sposobem komunikacji. Jeśli jakieś ustalenia zostały poczynione w rozmowie bezpośredniej lub na spotkaniu, wnioski z niego w postaci kart muszą znaleźć się w aplikacji.
  • Nie modyfikuj kart będących w realizacji. Możemy jednak modyfikować dowolnie te karty, które nie są elementem trwających prac.

Warto korzystać systemu Trello

Korzystając z systemu Trello, uzyskasz:

  • możliwość śledzenia postępów w czasie rzeczywistym bez angażowania członków zespołu w tworzenie raportu,
    intuicyjny interfejs,
  • łatwe wdrażanie nowych członków zespołu do projektu – przejrzenie kart jest szybsze niż czytanie długiej korespondencji projektowej,
  • łatwy dostęp – aplikacja jest dostępna online na każdym urządzeniu, wysyła notyfikacje o aktywności projektu itp.,
  • uporządkowanie – karty umożliwiają szybkie uporządkowanie kwestii projektowych,
  • niskie koszty – aplikacja w wersji podstawowej jest bezpłatna, ew. koszty ponosi agencja.
  • wieloplatformowość – z Trello możesz korzystać na komputerze, smartfonie czy tablecie wszędzie tam, gdzie masz zasięg Sieci
  • elastyczność – korzystając z Trello możesz tak samo łatwo uporządkować projekt sklepu internetowego… jak listę obowiązków domowych!

W ramach prowadzonych przez nas realizacji zawsze udostępniamy naszym klientom dedykowaną tablicę, poprzez którą mogą śledzić postęp i komunikować się z każdym członkiem zespołu.

Tablice Trello przynoszą korzyści nie tylko klientom, ale i całemu zespołowi projektowemu, od project managerów po deweloperów. Sam proces zmieniania statusu kart jako „wykonane” jest niezwykle motywujący! Łatwa komunikacja, możliwość szybkiego wdrożenia się w projekt i wizualizacja efektów pracy podnosi morale i wydajność zespołu.

Wojciech Popiela
Wojciech Popiela
Project Manager i developer z ośmioletnim stażem. Doświadczenie zdobywał przy realizacji dużych projektów aplikacji internetowych. W TenseApp! czuwa nad jakością wdrożeń i rozwojem usługi jako członek zarządu.
Komentarze